秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

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   2、磁性载体
   光盘：从记录信息的性能上分，光盘有只读式光盘、一次写入光盘和可擦式光盘三种。
   第二节挡案管理
   一、电子档案的信息存在形式分类。
   二、编制检索工具包括
   1、归档文件目录
   2、分类目录
   3、人名索引
   4、全宗指南
   三、电子档案检索步骤
   1、建立网站
   2、加工检索信息，组织检索数据库
   3、实现文件信息的共享
   四、档案鉴定工作包括 www.56qiuzhi.com
   1、全面分析档案价值
   2、确定档案保管期限
   根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存一般指保存15年（含15年）以下。
   五、档案鉴定工作相关知识
   1、档案鉴定工作的内容
   档案价值鉴定，是指档案部门依据一定的原则、方法和标准，科学的判断档案的历史与现实的价值，确定保管期限；并通过价值核查和质量检查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的档案，按照规定的手续进行处理的档案业务管理活动。
   2、档案鉴定工作的意义
   档案鉴定工作的意义主要在于以下几个方面：第一，它是解决档案庞杂和精炼之间的主要途径；第二，档案鉴定工作有利于减轻库房和设备的负担，缓和库房和设备的紧张状况，有利于集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。
   六、档案保管工作日常管理
   1、建立库房管理制度
   2、调节温湿度
   3、档案流动中的保护
   4、安全检查
   5、库房卫生
   三级秘书
   第一章商务沟通
   第一节商务礼仪
   一、谈话的礼仪。
   二、西餐的特点。
   第二节接待
   一、外事活动的基本原则和要求
   1、不卑不亢；
   2、依法办事；
   3、内外有别；
   4、了解国际交往的基本礼仪。
   二、礼宾次序
   礼宾次序，是指国际交往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的顺序。
   1、按身份与职务的高低排列；
   2、按来宾所在国名称的英文字母顺序排列；
   3、按时间先后顺序排列。
   三、会见会谈时的要求。
   第三节沟通
   一、网络沟通
   1、网络沟通的定义：凭借信息技术企业内部沟通和企业与外部环境沟通，就是网络沟通。
   2、网络沟通的主体构成：（1）管理者的角色转换；（2）员工——知识拥有者；（3）网络沟通的环境。
   3、网络沟通的主要形式
   内部组织沟通的网络沟通形式主要有：（1）电子邮件；（2）网络电话（IP：InternetPhone）；（3）网络传真(InternetFacsimile)；（4）网络新闻发布。
   二、网络沟通的原则、优势与障碍
   1、网络沟通的五大原则。
   2、沟通媒质革命为公司沟通带来的利益
   （1）大大降低了沟通成本
   （2）安全性好
   3、网络沟通存在的问题。
   第二章办公室事务和管理
   第一节办公环境的管理
   一、设计办公结构和布局需要考虑的因素。
   二、预防紧急情况的措施。
   1、以书面形式确定的紧急情况处理程序
   2、用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员
   3、张贴显示有关的紧急程序
   4、实行紧急情况模拟演练
   5、明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责
   6、保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
   7、保证定期检查和更新设备
   第二节办公室事务管理
   第三节办公用品的采购和管理 www.56qiuzhi.com
   一、具体选择办公设备和易耗供应商时可以比较：
   1、价格和费用
   2、质量和交货
   3、服务和位置
   4、安全和可靠性
   第四节办公效率和时间管理
   一、制订计划和实施中的注意事项
   作为项目负责人或团队领导，制订计划和实施中应注意：
   1、制定计划要实事求是，不要设立不实际的工作目标，明知完不成，还要许诺；2、善于授权，明确分工，不要卷入他人的任务中而完不成自己的工作；3、定期检查所需的资源是否保证和满足，不至于供应不足影响进度；4、及时与同事沟通工作进展和出现的问题，让大家都知道工作进度和达标情况；5、在实施计划过程中，应进行监控，发现问题，要及时应变。
   第三章常用事务文书的拟写
   一、市场调查报告
   1、市场调查报告的概念与特点
   市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料进行整理，得出结论，提出合理建议的书面报告。
   市场调查报告的特点：其一，是针对性；其二，是真实性；其三，是时效性。
   2、市场调查报告的类型
   市场调查报告按照不同标准，可以分为不同的类型：按调查范围、调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告的特点按目的、作用、内容分，有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。
   3、市场调查报告的结构是：标题+前言+正文+尾部

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