秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

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   5、注意挑选能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息；
   6、坚持信息数量和质量的统一。
   八、信息传递的基本形式
   信息的传递是双向的，有内向传递和外向传递。信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。信息外向传递一般通过信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式进行。
   九、信息传递的方法
   1、语言传递
   具体形式有对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。
   2、文字传递
   秘书将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者。企业文字传递信息的主要表现形式是文本、表格、图表等。
   3、电讯传递
   即利用现代化的通讯手段传递信息的一种方式。秘书电讯传递的途径有电话、传真、电子邮件。
   电子邮件是计算机之间发送信息的系统。信息可以键入或扫描录入，通过邮箱系统发送。
   优点：传递信息迅速；可减少用纸及发送纸面邮件的费用；信息能同时发送给多个邮箱；能发送图表、照片等各种类型信息；使用密码能维护信息的安全和机密。
   缺点：由于发送信息容易，导致信息量大，易使人们淹没在电子邮件中；收件人必须有兼容的设备；有效地发送电子邮件需计算机培训。
   4、可视化辅助物传递
   可视化辅助物传递用来帮助理解工作任务和信息。可用于消防、安全布告及出口标志等。
   十、信息传递的方向
   1、信息的内向传递是指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。
   2、信息的我向传递是指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。
   3、信息传递必须具备三个要素：信源、信道、信宿。
   十一、信息存储的步骤
   信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。
   1、存放排列：经过科学编码的信息资料还需有序存放排列。常用的排列方法有：
   （1）时序排列法
   （2）来源排列法
   （3）内容排列法
   （4）字顺排列法
   2、信息的保管主要包括：
   （1）防损坏，如防火、防潮、防高温、防虫害等；
   （2）防失密、泄密、盗窃等；
   （3）定期或不定期地进行清点，发现存储中的问题，提高管理水平；
   （4）及时存储更新，不断扩充新的信息。
   十二、信息存储
   1、手工存储
   2、计算机存储
   随着计算机技术的广泛应用，秘书可将信息资料制成软件，存储在软盘、光盘或其他电子介质中。 www.56qiuzhi.com
   优点：计算机存储的信息量大；可以节省存储空间；信息容易编辑或更新；保存在网络系统的信息，能迅速查找。
   缺点：要懂计算机操作；需要昂贵的设备；信息能被病毒破坏；由于软件和系统的提高和升级，长期存储可能成为问题。
   3、电子化存储
   这是新的存储系统领域，称为电子文档管理系统。
   优点：电子化存储节省空间；容易制作备份；保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问；查找文件更容易。
   缺点：设备昂贵；查找的质量和使用的程度取决于系统初始设置；要懂操作知识。
   4、缩微胶片存储
   缩微胶片是用照像方法记录保存信息资料。
   优点：节省空间；减少对纸面文档的需求，节省存储设备费用；没有必要保留书面备份。
   缺点：照像和阅读胶片需要昂贵的设备；缩微胶片需要加标签、制作索引和排序；缩微胶片图像的质量会承时间推移而下降。
   十三、信息存储装具与设备。
   十四、信息存储管理系统
   1、信息集中管理系统
   信息集中管理系统就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理，在公司或企业中建立一个完整的、标准的信息系统，建立高效率的信息服务体系和案卷借调系统。
   优点：便于实现科学化、现代化管理，使用起来具有整体性；能有效利用存储空间；专人负责存储和检索，可以减少各部门内信息的重复存储，保证质量；能使用标准化的分类系统，实施有序的存储检索。
   缺点：具有庞大的分类和编目系统，在归档和查阅时会带来一定的麻烦；利用信息不如在自己办公室方便；标准化的分类体系不便于满足各部门的特殊需求。
   2、信息分散管理系统
   信息分散管理系统是指所有信息都由单位内各个部门分别保管，查阅方便。
   优点：部门信息可自行分类编目；由于内容相对单一，使用起来简洁方便；规模不太大，易于管理；适于保管机密文件；能发挥各部门员工熟悉本部门业务的优势，提高文档质量；可根据各部门的名称建立一套字母编号，供各部门在来往文件和案卷标题中使用。
   缺点：不利于建立统一的分类体系；不利于信息的综合管理与利用。
   3、信息计算机辅助管理系统
   信息计算机辅助管理系统是用计算机对信息编目、整理、检索、利用和保管等工作进行辅助管理，是用计算机进行数据处理，管理模式建立在手工管理的基础上。
   信息计算机辅助管理系统的功能有：（1）利用扫描技术将信息数字化；（2）将二次文献信息录入到计算机内；（3）信息数据的加工处理、存储和管理；（4）信息数据的统计；（5）信息目录或全文的检索；（6）根据需要快捷传递信息，提供利用服务，实现信息资源共享。
   十五、信息存储的特性。
   十六、信息存储的载体
   1、纸质载体

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