秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

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   2、与会者姓名：主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。
   3、会议过程：宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务——决议应包括会议上的确切措词、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。
   4、主席、记录员签名。
   三、会议记录的要求
   1、真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过则不得再行改动。
   2、完整：会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。
   3、简洁：会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。
   4、准确：会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，更不能有任何内容错误。
   四、会议秘书要积极搞好对外宣传的工作
   1、妥善处理与新闻媒体的关系。
   2、注意内外有别，严守单位秘密。
   3、在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
   4、秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道，为领导提供参考。
   5、在会议结束后，秘书要为召开记者招待会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。 www.56qiuzhi.com
   五、会议保卫工作
   1、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫。
   2、会议重要文件的保卫。
   3、会场和驻地的保卫。
   4、会议的各种设备用品的保卫。
   5、与会者私人贵重物品的保卫。
   第三节会议的善后工作
   第四节商务活动
   一、常见的开放参观活动主题。
   二、安排开放参观的内容一般包括：
   1、情况介绍
   2、现场观摩
   3、实物展览
   三、做好解说及接待准备
   1、挑选并培训导游或解说人员；
   2、制作并寄发请柬；
   3、设立接待服务处；
   4、准备特殊的参观用品；
   5、准备礼品或纪念品。
   四、商务活动注意事项
   1、目的明确
   整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。
   2、时机选择要得当
   开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。
   3、处理好公开与保密的关系
   要过分了参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。
   4、安排好细节问题
   对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。
   5、精心做好展示工作
   包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。
   五、宴请程序。
   六、宴请的形式
   根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等
   第五节商务旅行
   一、商务旅行计划的内容。
   二、一份周密的旅程表主要包括内容
   1、日期
   2、时间
   3、地点
   4、交通工具
   5、具体事项
   6、备注
   三、秘书在为上司准备差旅时应履行的职责：
   1、准备旅行计划和旅馆信息；
   2、为商务洽谈搜集资料；
   3、决定旅行用品；
   4、提供行李准备的信息；
   5、安排差旅费；
   6、建立自己的旅行—旅馆信息资料库。
   四、制定日程安排表的要求。
   五、如何撰写出国申请。
   六、出国前的准备。
   七、出入境手续。
   第五章信息与档案
   第一节信息管理
   一、信息分类方法。
   二、信息筛选方法。
   三、信息校核常用的方法。
   四、信息分类
   信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。
   五、信息校核范围
   信息核实的范围包括：信息中需用的事实、观点、数据、图表、符号，以及时间、地点、人物等。有些信息、数据要核对查证，有些信息要试验、计算，有些信息则要比较，以保证信息的真实、准确。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，秘书要认真查对出处、核实原件，地名、人名、时间、事实、数据等要准确无误。 www.56qiuzhi.com
   六、信息分类要注意的问题
   遵循一定原则
   1、在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性；
   2、要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准；
   3、要把信息归入最符合其实际内容的类别；
   4、子类之间界限要清楚，不互相交叉或包容。
   七、信息筛选要注意的问题
   1、剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息；
   2、注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息；
   3、注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息；
   4、分析信息需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息；

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