秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

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   二、计划的概念与特点
   1、计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。
   2、计划的特点其一是针对性，其二是预见性。
   三、计划的结构与写法
   计划的结构大致有两种：
   1、文章式，即把计划按照指导思想、目标和任务、措施和步骤等分条列地编写成文，这种形式有较强的说明性和概括性，经常用于全局性的工作计划。
   2、表格式，即整个计划以表格的形式表述，经常用于时间较短，内容单一或量化指标较多的工作计划。
   四、总结的概念与类型
   1、总结的概念：总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。
   2、总结的类型：按内容分，有学习总结、工作总结等；按范围分，有单位总结、个人总结等；按时间分，有年度总结、季度总结等；按性质和作用分，有综合性总结、专题性总结等。
   （1）综合性总结也叫全面工作总结，是一个单位或一个部门对某一时期各方面工作进行的全面性的总结，如阶段工作总结、年终工作总结等。
   （2）专题性总结也单项工作总结，是一个单位或一个部门对某项工作所作的专门性的工作总结。如经济工作总结、思想教育工作总结等。
   四、总结的注意事项。 www.56qiuzhi.com
   五、述职报告的注意事项。
   第四章会议与商务活动
   第一节会议筹备
   一、会议的筹备方案通常包括以下内容：
   1、确定会议的主题与议题；2、确定会议名称；3、确定会议的议称；4、确定会议时间、会期；5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要；6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作；7、确定与会赌注组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议的餐饮安排；10、大型会议还需确定筹备机构与人员分工。
   二、组建会议筹备机构
   会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议铁组织、协调工作。
   秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
   接待组；负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。
   宣传组；负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。
   财务组；负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。
   保卫组；负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。
   三、会议的经费预案主要包括的内容。
   四、远程电信会议和电视会议的优点。
   第二节会议协调
   一、引导会议进程的方法
   会议召开之前，须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
   明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。
   会议较长时，应建议安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言高潮或是某一问题的讨论尚未结束时。
   在参与组织讨论时，应建议规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。
   当时机成熟时，应建议适时终止讨论或辩论。
   多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行。
   二、引导会议决议形成的技巧。
   第三节会议的善后工作
   一、会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查。总结工作的目的是：
   1、检查会议目标的实现情况；2、检查各个小组的分工执行情况；3、将员工自我总结和集体总结相结合；4、以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。
   二、决定会议效果的主要因素：
   1、是否具有召开会议的必要；2、会议准备是否充分；3、议程是否科学合理；4、主持人的能力水平；5、是否严格控制了会议人数；6、与人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度；7、与会者的能力和态度；8、使用、维护会议设备的技术水平；9、环境卫生情况；10、决议是否得到有效实施。
   第四节商务活动
   一、签字仪式的准备。
   二、开业典礼的程序
   开业典礼的程序一般包括：1、迎宾；2、典礼开始；3、致贺词；4、致答词；5、揭幕；6、参观；7、迎接首批顾客。
   三、信息发布会应准备四方面材料。
   第五节商务旅行
   一、为了制定大型团队活动的计划，秘书必须明确：1、出访的内容和重点；2、邀请者；3、参加出访的人员、数量；4、希望邀请单位做哪些准备工作等。
   二、秘书要为上司准备好大型团队旅行的相关文件资料：
   队员名册；
   队员房间分配表；
   旅游手册； www.56qiuzhi.com
   通讯录等；
   如果是出国旅行还应提醒队员带好护照、签证、黄皮书、身份证、机票等。
   第五章信息与档案
   第一节信息管理
   一、信息开发的主要形式；
   1、剪报
   2、索引
   3、目录编制
   4、文摘
   （1）文摘的类型：指示性文摘、报道性文摘。
   （2）文摘的特点：篇幅短小；主要内容语义上相同；
   对信息进行准确简化；
   不加评论和补充解释。
   （3）编写文摘的步骤。
   二、信息编写：编写信息要做到主题鲜明、角度新颖、言语精炼、结构严谨、标题确切、内容客观。

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