秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

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   3、通知主谈人
   4、通知其他会谈人员
   三、相关知识
   1、会见
   会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。
   就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、私人事务性的会见。
   2、会谈
   商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。
   四、开放参观的项目
   1、组织的展览室；
   2、生产设备和工艺流程；
   3、厂区环境；
   4、员工的教育与培训设施； www.56qiuzhi.com
   5、组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。
   五、开放参观活动的操作流程。
   六、秘书在开放参观活动中的职责
   秘书此时的主要职责就是做好准备与接待工作
   1、准备内容；
   2、为来宾准备休息服务处；
   3、准备介绍材料；
   4、准备特殊的参观用品，如卫生服务、安全帽等；
   5、准备茶水饮料；
   6、准备赠送的礼品和纪念品。
   可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。工作中要做到：
   1、来宾到达后热情引导接待；
   2、放映视听资料时认真解说；
   3、参观过程中为来宾做向导；
   4、做好招待来宾的餐饮服务；
   5、耐心解答来宾提出的各种问题；
   6、做好欢送工作。
   第四节商务旅行
   一、正确选择旅行社
   要想充分利用旅行社为公司服务，就一定要正确地选择旅行社。
   选择的主要因素：
   1、旅行社有无相关资质；
   2、预订国内/出国机票、酒店的价位；
   3、应交纳旅游质量保证金，公章、发票要齐全；
   4、交纳旅游保险。
   第五章信息与档案
   第一节信息管理
   一、办公室常备的信息资料有：
   1、参考书
   2、报纸、期刊
   3、统计资料
   4、地图集
   5、档案
   6、内部文献
   7、人名地址录
   8、有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编
   9、广告材料和宣传品
   二、阅读筛选信息资料的方法。
   三、相关知识
   1、信息的含义
   信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。
   2、信息的特征
   （1）客观性
   （2）共享性
   （3）开发性
   （4）传递性
   （5）时效性
   （6）存储性
   （7）可塑性
   （8）无限性
   四、相关知识
   按照不同的标准，信息可以划分为多种类别：
   1、按信息源的性质划分
   信息可分为自然信息和社会信息。
   2、按信息的表现形式划分
   信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。
   3、按信息内容所涉及的社会领域划分
   信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。
   4、按信息来源方向划分
   信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位，纵向信息来自系统单位。
   5、按信息稳定状态划分
   信息可分为静态信息，如资源、统计资料；动态信息、如市场信息。
   6、按信息在秘书工作中的作用划分
   信息可分为预测信息、动态信息、反馈信息。
   五、信息观察法收集方法
   1、优点
   （1）方法简单、灵活
   （2）获得较为客观的第一手信息材料
   （3）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解
   2、缺点
   （1）不易收集到深层次信息 www.56qiuzhi.com
   （2）获得信息量有限
   （3）观察效果受秘书观察能力的影响
   六、问卷法收集信息
   由收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格）并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。
   1、优点
   （1）避免主观偏见，减少人为误差
   （2）节省时间、人力和经费，效率较高
   （3）收集的信息客观、真实
   （4）收集的信息便于定量处理和分析
   2、缺点
   （1）问卷的回收难以保证
   （2）问卷的质量难以保证
   （3）要求被调查者具有一定文化水平
   七、问卷法的步骤
   （1）设计问卷
   （2）试用和修改：问卷设计出来后，可进行小规模试用，从中发现问题，进行修改，以保证收集到高质量信息。
   （3）选定问卷调查方式
   （4）报刊问卷，在报纸和刊物上公布问卷；
   （5）邮政问卷，通过邮局把问卷寄出，对方回答完后按指定地址寄回；
   （6）发送问卷，把问卷直接分发，对方立即填写，调查者直接回收问卷。
   （7）对信息进行统计分析
   八、网络法
   网络主要指以因特网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。

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