秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

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   1、优点
   （1）信息时效性很强
   （2）最新信息补充及时
   （3）收集信息迅速、广泛
   （4）收集信息不受时间、地域的限制
   （5）能收集文字图表信息和声像信息
   2、缺点
   （1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾
   （2）需要掌握计算机知识
   九、相关知识
   1、秘书收集信息的范围主要有：
   （1）企业信息
   企业概况、企业的财务资产状况、企业的信誉与信用等级情况、企业背景信息、企业经营活动信息
   （2）国际市场信息
   （3）客户信息
   （4）贸易信息
   （5）国际金融信息
   （6）法律政策信息
   （7）交际活动信息
   2、秘书收集信息的渠道主要有：
   （1）大众传播媒介渠道
   （2）图书馆
   （3）数据库
   （4）供应商和客户
   （5）贸易交流
   （6）信息机构渠道
   （7）关系渠道
   （8）调查渠道
   3、信息收集的原则
   （1）价值原则
   （2）时效性原则
   （3）层次性原则
   （4）针对性原则
   （5）全面系统原则
   第二节档案收集
   一、立卷
   立卷是将单份文件组合成案卷的工作。
   1、立卷归档文件范围
   （1）上级来文
   （2）本单位形成的各种文件
   （3）下级报送的文件
   （4）相关文件
   二、档案收集工作
   档案收集工作是指将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。
   三、档案装订
   修整归档文件 www.56qiuzhi.com
   （1）修裱破损文件。
   （2）复制字迹模糊或易退变的文件。
   （3）超大纸张折叠。
   四、档案的概念和特点
   1、档案的概念
   档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
   2、档案的特点
   （1）社会性
   （2）历史性
   （3）确定性
   （4）原始记录性
   3、档案的作用
   （1）行政作用
   （2）业务作用
   （3）文化作用
   （4）法律作用
   （5）教育作用
   四级秘书
   第一章商务沟通
   第一节接待
   一、接待规格
   1、高规格接待
   主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。
   2、对等接待
   主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格。
   3、低规格接待
   主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。
   二、接待经费列支
   1、工作经费：租借会议室、打印资料等费用；
   2、住宿费；
   3、餐饮费；
   4、劳务费：讲课、演讲、加班等费用；
   5、交通费；
   6、参观、游览、娱乐费用；
   7、纪念品费；
   8、宣传、公关费用；
   9、其他费用。
   第二节沟通
   一、横向沟通概述
   横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少磨擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。
   二、横向沟通中可能遇到的障碍
   1、部门“本位主义”和员工短视倾向
   2、“一叶障目”，对公司组织结构的偏见
   3、性格冲突
   4、猜疑、威胁和恐惧
   三、横向沟通策略
   针对横向沟通中出现的问题、存在的障碍，秘书可以通过以下策略消除障碍：
   1、选择针对性的沟通形式
   2、树立“内部客户”的理念
   3、耐心倾听而不是叙述
   4、换位思考
   四、纵向沟通概述
   纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上上行沟通是纵向沟通的关键。
   下行沟通是管理沟通的主体。
   下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。
   上行沟通在组织中的表现形式通常为：建议系统、申诉和请求程序、员工座谈会、离职面谈、设置巡视员等。
   五、纵向沟通可能遇到的障碍
   1、接收者沟通技能上的障碍
   2、沟通各方心理活动引起的障碍
   3、不善聆听
   4、草率评判
   5、语义表达和理解方面的歧义
   六、纵向沟通策略
   下行沟通策略：
   1、制定沟通计划；
   2、减少沟通环节，提高沟通效率；
   3、“去繁从简”，减轻沟通任务； www.56qiuzhi.com
   4、言简意赅，提倡简约的沟通；

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