秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

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   四、邀请信的概念
   邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函。
   五、邀请信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期
   六、感谢信的概念与特点
   1、感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函。这种信函的写作者一般是受助者本身或受助一方的代表，写信的目的在于表示不忘对方的关爱和帮助，肯定对方的事迹和风格，表达自己的感激和谢意。
   2、感谢信的第一个特点是：真实性；第二个特点是：感召性。
   七、感谢信的结构与注意事项
   1、感谢信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期
   2、注意事项
   （1）叙述事情要真实、具体
   在感谢信中，叙述事情务必真实、具体，不可任意夸大或缩小。时间、地点、单位名称、个人姓名的表述应准确无误。
   （2）叙述事实要简练、精当
   在感谢信中，叙述事情务必简练、精当，不要陷于对事情的详尽描述中而不能自拔。
   （3）情真意切
   在感谢信中，表达感激之情是主要内容，因此，语言表达要情真意切。
   八、贺信（电）
   1、贺信（电）是表示祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。贺信（电）的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。
   2、贺信的第一个特点是祝贺性；第二个特点是信电性。
   3、贺信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
   九、请柬
   1、请柬，也称请帖。它是各级机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人员参加某项活动而专门制发的信柬。
   2、请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种。但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
   第四章会议与商务活动
   第一节会议筹备
   一、会议及会议的构成要素
   会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议的要素即会议的组成因素，它可分为基本要素和其他要素两大类。会议基本要素即所有会议必有的。包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程。会议其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。包括：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。
   二、会议的主要种类
   根据不同的标准，常见的会议种类有：
   按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； www.56qiuzhi.com
   按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类；
   按出席对象：可分为联席会、内部会、代表会、群众会等；
   按功能性质：可分为决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
   按议题性质：可分为专业性、专题性、综合性等；
   按照规模大小：可分为特大型、大型、中型、小型等。
   按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；
   按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会议和国际会议等。
   三、公司常见会议的种类。
   四、正确制作姓名卡片、会议证件的方法是
   1、内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。
   2、重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄四种不同的颜色。
   3、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。
   五、预订内部会议室的基本方法
   1、预订会议室要打出一定的提前量，在确定准确的会期之后，应尽早预订，以免临时被动。
   2、正式预订会议室之后，在使用的前一天，一定要再次落实，以免与其他会议发生冲突。
   3、预订和调配会议室应尽量使场地的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。
   4、调配安排会议室时要留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不要太紧，使人们安心开会，不致出现会议还未结束就被人请走的麻烦事。
   5、负责会议室安排和协调的秘书，事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
   第二节会议的善后工作
   一、小型内部会议文件清退的方法
   1、由会议主持人在宣布会议结束的同时，请与会者将文件放在桌上，由秘书人员统一收集。
   2、由秘书人员在会议室门口收集。
   3、由秘书人员在单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。
   第三节商务活动
   一、收集对方的相关资料
   秘书人员应在会见与会谈之前，通过各种渠道了解：
   1、对方求见目的。
   2、对方的求见对象。
   3、对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等。
   4、对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。
   5、主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。
   二、通知主方参加会见与会谈的人员
   1、通知主方接见人
   2、通知主方陪同人员

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