秘书技能期末复习指导 第一部分基本要求

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   二、公文的制发程序
   公文的制发程序又叫发文办理。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。
   第二节公文的格式
   国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准（GB/T9704—1999）《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。
   二、公文眉首格式
   1、发文机关标识（公文版头）：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
   2、公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也叫印制编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
   3、发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。
   4、签发（会签）人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。    5、秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
   6、紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
   7、红色反线：红色反线（间隔横线）的作用在于把眉首部分与主体部分隔开。
   三、公文主体格式
   1、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
   2、主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
   3、公文正文格式：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
   4、附件及附件说明：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
   5、印章（发文机关名称）。
   6、签署：签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效果。
   7、成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
   8、附注：（文件发到哪一级）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空xxxx字加圆括号标识在成文时间下一行。
   四、版记（文尾）格式
   1、主题词：主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
   2、抄送：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
   3、印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
   4、版记中的反线和版记的位置：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
   五、公文的特定格式
   特定格式有三种：信函格式、命令格式、会议纪要格式。
   第三节文种辨析与拟写
   国务院2002年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 www.56qiuzhi.com
   1、了解命令的用途。
   《国家行政机关公文处理办法》规定命令适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
   2、决定与决议的异同。
   1、相同之处：都是决策性文件；都是上级机关对某些重要事项的处理或重要工作的安排意见；都是下行文，都要求下级机关贯彻执行。
   2、不同之处：（1）使用范围不同；（2）形成方式不同；（3）内容不同；（4）格式不同。
   决定的用途：《国家行政机关公文处理办法》规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。决定的特点：决定是一种重要的指挥性和约束性公文。党政机关、社会团体和企事业单位对某些重要事项或者重大行动作出安排，都可以用决定。
   决定的分类：决定可分为两类，一类指令性决定，一类是宣告性决定。决定的一般写法：决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
   3、公告与通报的异同。
   第四节文书拟写基础知识
   一、文章要素
   公文与其他文体一样，也是由一定的要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”：材料、主题、结构、语言。
   1、材料
   材料是指为某一写作目的收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。
   材料工作有四个环节，即：材料的占有，鉴别，选择和使用。
   （1）材料的占有：占有材料有两条途径，一是亲身经历所获；一是调查阅读所获。
   （2）材料的鉴别：鉴别，就是对材料进行分析、比较的研究过程。
   （3）材料的选择
   （4）材料的使用
   2、主题的概念：所谓主题（主旨、发文意图），即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。
   3、结构：对结构的总体要求是：严谨、自然、完整、统一。

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